【出張のマナー】出張前夜にするべきこと

やりかけの仕事は出張前に仕上げておく

出張前には、やりかけの仕事は、なるべく区切りをつけておく。

あと1枚書けば終わる資料や報告書は、残業してでも出張までに仕上げておく。出張後にとりかかっても間に合うものでも、出張直後は、報告書を書かなければならないなどやるべきことも多く、なかなかすぐにはとりかかれない。

少々無理をしてでも出張前に片付けてしまったほうが効率的だし、出張中、やり残した仕事が気になるということもない。

 

同僚に仕事を頼むときは、できるだけ単純化する

出張までに片づけるべき仕事が終わらず、同僚などにお願いしなければならなくなったときは、依頼する仕事をできるだけ単純な形にしておくこと。

頼まれた側にも本来の仕事があり、片手間でできるような仕事でないと、ミスを犯す原因になる。

もちろん、丁寧にお願いし、出張先で手土産のひとつでも買って帰るのは当然である。

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出張中は、“臨時担当者”を置く

たとえば、出張中に担当している取引先から電話がかかってくる。

担当者が不在では返答に窮することも多いはずだ。

そんなことにならないよう、誰かを“臨時担当者”にして、かかってきそうな電話にはどう答えるべきか、簡単に事情を説明しておく。

「電話があったら、出張中だといっておいて」では、あまりにも無責任というものである。

また、とくに出張中、何か案件が発生しそうな取引先については、出張前にあなたのほうから「4月1日〜5日までは出張で、6日に出社する予定です」などと連絡し、不在時の“臨時担当者”をおしえておこう。

 

重要書類がすぐに見つかるよう、机を整理しておく

重大な案件が発生しないよう、できるだけ、手を打っておくに越したことはないが、ビジネスではいつ何時、トラブルが発生しないとも限らない。

万が一、トラブルが発生した場合、あなたは急きょ出張先からトンボ返りということもありうる。

こんな場合に備えて、取引先との重要書類や関係者の連絡先などは、誰が見てもわかるよう、机の上や引き出しの中を整理しておくこと。

仕事では、ある書類が見つからないばかりにトラブルが解決できないということが意外に多いのである。

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