【商談のマナー】名刺交換の常識

「名刺をどう扱うか」は見られている

名刺は、身分証明書でもあり、会社の信用を背負って相手に渡す大事な道具。

それなのに、汚れていたり、折れ曲がったりした名刺を出しては、信用をなくしてしまう。

折れたり汚れたりした場合は新しいものに取り換え、名刺入れに収めて、取り出しやすいように準備しておくのが常識である。

名刺は多めに持ち歩く

名刺はつねに10枚以上は持ち歩くこと。

名刺を忘れたり切らしているのはビジネスマン失格だが、うっかり忘れた場合は、正直に「忘れた」というのはNG。

「あいにく名刺を切らしてしまいまして申し訳ございません」と非礼を詫び、次回あらためて渡すことを伝えるようにしたい。

名刺交換のスマートな手順

名刺を交換するときは必ず立ち上がり、間にテーブルなどがある場合は、回り込んで相手の正面に立つ。

そして、相手の顔を見ながら「はじめまして」と会釈し、名刺を両手で持って名乗りながら渡す。

交換するときは、胸の高さで。

名刺は、訪問した側、あるいは目下の人から先に差し出すものとされているが、最近は同時に交換することが多く、それでOKとされている。

その場合は、両手で差し出し、渡す直前に右手自分の名刺を持ち、左手で相手の名刺を受け取る。

受け取った名刺は右手を添えて両手で持つようにする。

先に受け取ってしまったら「申し遅れました」といって、自分の名刺を渡す。

上司が同席しているときは、上司の名刺交換が終わってから名刺を差し出そう。

受け取った名刺はすぐにしまわない

名刺を受け取ったら「頂戴いたします」といって、名刺の名前を確認する。

名前が読めない場合は、この場で尋ねる。

そのあと、目の前ですぐにポケットやカバンにしまうのはNG。

打ち合わせの場合は、テーブルの上に並べて話を進めるとよい。

何人かの名刺をもらった場合は、相手方の席順に合わせて並べておくと、顔と名前を一致させやすい。

名刺には情報を書き込む

もらった名刺は、記憶が鮮明なうちに、その人の趣味などの情報を余白に書き込んでおくと後々役に立つ。

相手が複数人いた場合はなおさらで、役職と顔をあべこべに覚えてしまうというミスも防げる。

ただし、その作業は打ち合わせが終わってからにすべき。

その場でメモ書きするのはタブーである。

人を紹介するときの鉄則

人と人の間に立って相方を紹介するときは、下位の人を上位の人に先に紹介し、次に上位の人を下位の人に紹介するのが原則。

下位の人とは、身内や目下の人。

会社であれば自社の人間を指し、取引先で上司を紹介する場合は、自社の人である上司を相手に紹介するのが先である。

他社の人に紹介するときは、社長であっても下位の人になる。

訪問先に同行者がいるときは、自社の人間でなくても同行した人を先に紹介する。

自社の人間が複数のときは、地位が上の人から、地位が同じ場所は、年長者から紹介する。

先方が複数の場所も同様である。