【メール、手紙のマナー】知らないと恥をかく手紙・ハガキのマナー

封書よりハガキのほうがいいとき

封書は丁寧だが、ハガキは略式というイメージはぬぐえない。

しかし、ハガキはどんな場合でも悪いわけではない。

略式といわれる分、気軽に送れるという利点がある。

というわけで、受け取った相手が封書では負担に感じそうな場合は、ハガキ向き。

ちょっとしたお礼状や近況報告など、ハガキなら相手も気軽に読める。

ハガキより封書のほうがいいとき

他人に読まれたくない内容や、心がこもった印象にしたい場合は、封書のほうがよい。

お祝い・お悔やみ・督促などは、短い文章でも封書で送るのが常識。

目上の人やひとかたならずお世話になった方へのお礼も、封書で送るのが礼儀だ。

また、お礼や挨拶のタイミングが遅くなった場合も、封書が望ましい。

礼状や詫び状はできるだけ早く出す

礼状も詫び状も、できるだけ早く出すのが大人のマナー。

どちらも遅くなったら、気持ちが伝わらず、意味がなくなってしまう。

遅くとも翌日までには出すようにしたい。

礼状は、感謝の気持ちを伝えるもの。

形式も大切だが、あまりこだわりすぎず、真心がこもった文章を。

相手もすぐに礼状がくると、うれしいものである。

また、詫び状は、誠実さが伝わることが大前提。

失った信用を取り戻すための大事なものだ。

電話でお詫びをしたあとに、すぐに投函するようにしよう。

手紙はワープロでもかまわない

「字が下手だから恥ずかしくて、手紙は苦手」という人は少なくない。

しかし、お礼状やお詫び状でも手書きでなければ、絶対に不可というわけではない。

手紙はワープロで書いてもかまわないのだ。

もちろん、手書きの手紙のほうが、気持ちがこもっていて、相手もうれしく感じる。

字が下手でも、丁寧に手書きをすれば誠実さだって伝わるもの。

だが、たとえワープロでもお礼状を出さなかったり出し遅れたりするよりはずっといい。

ただし、著名だけは手書きにするのがマナー。

名前だけでも、1文字ずつ丁寧に気持ちを込めて書くようにしよう。

便箋は1枚でも失礼ではない

以前は便箋を1枚ですますのは失礼だといわれ、1枚で収まった場合には白紙の便箋を入れる人が少なくなかった。

しかし、いまどきは、便箋1枚だけでも礼を失しない。

それでも1枚では気になるようなら、段落を変えるなど工夫して、2枚目までかかるようにするとよいだろう。

頭語、時候の挨拶、結語や、日付、著名、宛名の記入など、手紙の基本マナーを守ることも大事だが、気持ちが伝わらなければ意味がない。

形式にばかり気を取られずに、自分の言葉で伝えたいことを書くことを忘れずに。

一筆箋を使う際の注意

荷物を送る場合などに同封することが多い一筆箋。

ほんのひと言書くつもりが、気軽な分、何枚も書いてしまうことがある。

しかし、一筆箋は本来、書く内容が少ないときに使うもの。

2枚も3枚も書いては、かえって常識を疑われる。

長くなるようなら、ふつうの便箋を使うほうがいい。

年賀欠礼ハガキの出し方

身内に不幸があった年は、年賀欠礼ハガキを出すのが日本の習慣である。

ここでいう「身内」とは、①両親、②配偶者、③子供、④同居している兄弟姉妹、⑤同居している祖父母というのが一般的だが、同居していなくても、亡くなった悲しみが深く、新年の挨拶を交わす気になれないときは、年賀欠礼ハガキを出してもかまわない。

また、服喪（喪中）期間は、一般に両親や配偶者は1年間、そのほかは半年といわれるが、これも厳密な決まりはない。

年賀欠礼ハガキは、毎年、年賀状をやり取りしている友人・知人に出すが、身内に不幸があったことを知らない仕事関係の人には、欠礼ハガキは無用。

職場名を記した仕事用の年賀状を出してもよい。