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急ぎの用件はメールより電話で
メールはあとで確認でき、「言った・言わない」というトラブルを防げるし、相手が不在でも深夜でも、いつでも送れるというメリットもある。
しかし、相手がいつそのメールを見るかわからない、内容を確認してもらえたかどうかわからないというデメリットもある。
というわけで、すぐに返事をもらわなければならないような急ぎの用件をメールで送るのはNGである。
急ぎの場合は、直接電話で伝えるのが常識だ。
相手がメールを見たときは遅きに失していたーーこれは、そんな緊急の用件をメールで連絡した側が悪いのである。
はじめてのメールは件名に名前を
はじめて送るメールには、件名に自分の名前を入れるのがマナー。
受信した側は、相手が誰かわからないメールは不審に感じるもの。
とくに公表しているアドレスには迷惑メールが毎日何件も届くため、件名によっては内容によっては内容を確認する前に削除される恐れもある。
相手がメールを見てないと知って「こちらはちゃんと送信したのに、届いてないとシラを切るつもりだろうか」などと相手を責めるのはお門違い。
相手に見てもらえるように、名前を件名に書くなどの配慮をして送信すべきなのである。
ビジネスメールなら、会社名も入れるのが常識である。
「お世話になります」の一文を
メールは、件名や内容も、礼儀よりわかりやすさが求められる。
この簡潔さが長所ではあるが、気軽な分、簡略化しすぎたり、内容がくだけすぎたりする傾向もある。
ビジネスメールには、やはり最低限の礼儀は必要。
といっても、まわりくどい挨拶を書く必要はない。
冒頭に「お世話になります」の一文を添えるだけでいい。
手軽で相手も抵抗なく読めるし、それだけでぐっと印象もよくなるフレーズだ。
メールの著名は名前だけではダメ
相手がこちらのアドレスを知っていて、誰からのメールかわかる場合でも、メールの最後には著名を入れるのがマナーだ。
その著名も、仕事の場合は名前だけではダメ。
ビジネスメールの著名には、フルネームの名前以外に、会社名・所属・メールアドレス・電話番号・ファックス番号などが必要になる。
名前と同様の内容を明記すべきと考えるといい。
最近では、著名にも絵文字や顔文字を使っているものが見られるが、ビジネスメールのはかは控えたい。
送る相手によって、著名を使い分ける手もいい。
また、長すぎるのも著名には不向き。
5行くらいに収めてスッキリ見える工夫をしよう。
添付ファイルを送るときの常識
資料などを添付したメールを送るときには、3つの注意が必要である。
まずは、容量が大きなものを添付するときは、圧縮するか分割しよう。
無料のデータ転送サービスを使う手もある。
サーバーの容量によっては、正常に受信できないこともあるからだ。
次に、相手のパソコンの機種やバージョン、ソフトなどの環境を確認すること。
ソフトの不一致で、せっかく送ったファイルが開けないということもある。
送信前に確認し、相手が開ける形式にして送れば、時間もかからずスマートだ。
最後に、大前提として、ウイルスに感染していないか必ず確認してから送ること。
パソコンのセキュリティはしっかり管理することを徹底させよう。
「BCC」を使うときの注意点
複数の人に同じメールを送信するときに、宛先や「CC（カーボン・コピー）」にメールアドレスを並べて書くのは禁物。
受信したメールには、同報したすべてのメールアドレスが表示されることとなり、受信者に不快な思いをさせてしまう。
さらに、ビジネスのメールでは、個人情報が漏れて相手先に損害を及ぼす恐れもある。
他の送信先を知られたくない場合は「（BCC（ブランド・カーボン・コピー）」を使用するのが常識。
その際は、メールの冒頭に「BCCにて失礼します」と断りを入れよう。
メールを受信したら必ず返信を
ビジネスでは、メールを受信したら、必ず返信メールを出すのがマナーだ。
忙しいときは「了解しました」だけでもOK。
問い合わせに対する答えなど詳細な返事は、落ち着いてからあらためて返信すればいい。
たてえひと言でも、返信がくれば、送ったほうは安心できる。
メールの返信は「できるだけ早く」が基本。
遅くとも、その日のうちにすませたい。
もしパソコンの修理などで返信が遅くなるようであれば、事前に電話で話したときなどに、その旨を伝えておくと余計な心配をかけずにすむ。
メールを不用意に開かない
知らない人からのメールや英文のメールなど、心当たりのないメールは、不用意に開かないように。
とくに添付ファイルを開くのはタブー。
ウイルスに感染する危険性が大だ。
登録されていないメールアドレスからメールが届いたら、まず送信者を確認する。
そのうえで、まったく心当たりがないようなら、開かず削除したほうがよい。
知人からのメールであることがはっきりしていれば、アドレス帳に登録しておこう。
次回からは、送信者の名前が表示されるため、安心してメールのやりとりができる。
また、チェーンメールは、絶対に転送せず、ただちに削除すること。
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