【メール、手紙のマナー】ファックスの常識的な送り方

ファックスを送るときにも守るべきマナーがある。

ファックス送信な基本は以下のとおり。

• 送信者、発信者とその連絡先、枚数、送信日を記した送信状をつける。
• 本人が受け取るとは限らないので、他人に知られてはいけないことは書かない。
• 一度に大量に送るのはNG。相手の回線をふさいで迷惑だし、大量の紙を消費させてしまう。10枚を超えるようなら、ひと言断る。
• 送り先が個人宅で夜9時以降に送信するときは、相手に電話で確認をとってから
• 重要な内容の書類を送るときは、送りっぱなしにしない。「いまからファックスを送らせていただきます」「ファックスをお送りましたが、届いておりますか？」など、電話で必ず確認する。

細かい文字は拡大コピーも用意する

ファックスは画質が粗くなりがち。

細かい文字をそのまま送ったら読み取れないこともある。

細かい文字をファックスで送るときには、原寸大と拡大コピーを一緒に送るのが大人のマナーである。

またカラーの原稿は、送り先の機種によっては見づらくなることがあるため、あらかじめ白黒コピーをとってから送るようにしよう。

内容によっては、解像度の設定を変えて送るという工夫も必要である。

受信者も、ファックスが届いたらすぐに「ファックスをいただきました」と発信者に連絡をする。

読みづらいところがあったら確認し、必要なら再度送ってもらうように相手に伝えよう。