ファックスを送るときにも守るべきマナーがある。
ファックス送信な基本は以下のとおり。
- 送信者、発信者とその連絡先、枚数、送信日を記した送信状をつける。
- 本人が受け取るとは限らないので、他人に知られてはいけないことは書かない。
- 一度に大量に送るのはNG。相手の回線をふさいで迷惑だし、大量の紙を消費させてしまう。10枚を超えるようなら、ひと言断る。
- 送り先が個人宅で夜9時以降に送信するときは、相手に電話で確認をとってから
- 重要な内容の書類を送るときは、送りっぱなしにしない。「いまからファックスを送らせていただきます」「ファックスをお送りましたが、届いておりますか?」など、電話で必ず確認する。
細かい文字は拡大コピーも用意する
ファックスは画質が粗くなりがち。
細かい文字をそのまま送ったら読み取れないこともある。
細かい文字をファックスで送るときには、原寸大と拡大コピーを一緒に送るのが大人のマナーである。
またカラーの原稿は、送り先の機種によっては見づらくなることがあるため、あらかじめ白黒コピーをとってから送るようにしよう。
内容によっては、解像度の設定を変えて送るという工夫も必要である。
受信者も、ファックスが届いたらすぐに「ファックスをいただきました」と発信者に連絡をする。
読みづらいところがあったら確認し、必要なら再度送ってもらうように相手に伝えよう。
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