【職場でのマナー】「報告・連絡・相談」の基本を押さえる

指示を受けるときは必ずメモをとる

上司から呼ばれたときは、返事をして、メモを持参して上司の席に行くのがマナー。

仕事の指示は、耳で聞いただけでは内容を忘れることがある。

あとになって「課長、いつまでにやればいいんでしたっけ……」などと聞き返すのは、自分の無能さを証明しているようなもの。

そんなことにならないよう、上司から呼ばれたときは、何か仕事の指示があることを予想してメモを持参するわけである。

メモを持参するのを忘れたときも「メモ用紙を取ってきたいので、少々お待ちいただけますか」と許可を得て、取りに戻るようにしたい。

上司の指示を受けるときな「5W1H」を確認

上司の指示が、いつと完璧とは限らない。

指示を受けるときは「5W1H」ーーWhen（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのとうに）を確認しながら聞く。

欠けているものがあれば「できた書類は、どなたにお渡しすればよろしいでしょうか」などと、その場で確認しよう。

話の途中で質問しない

「5W1H」に照らし合わせたら、上司の指示に欠けている情報があった。

しかし、こんなとき、確認するのは話が終わってから。

最後に話すつもりだったかもしれず、話の途中で質問されるのは上司としても愉快ではない。

疑問点がなければ、確認の意味で「5W1H」に沿って指示内容を復唱する。

「5W1H」以外でも、不明点があれば質問していいし、もっとこうしたほうがいいという意見があれば、それも提案していい。

できない仕事を安請け合いしない

上司に仕事の指示を出されたが、期日までに間に合いそうにないとか、能力的に自分の手にあまるというときは、どうすればいいか？

そんなときは、その旨もきちんと伝えることだ。

「無理だ」と先に伝えておけば、期日を延ばしたり、他の人に頼んだりと上司もいろいろな手が打てる。

できもしない仕事を引き受けておいて、締め切り間際になって「できません」では無責任かつ、はた迷惑である。

上司に仕事の相談をする前に聞くべきこと

仕事をしていれば、当然、疑問点や相談ごとが出てくるもの。

こんなとき、いきなり上司のもとへ書類を持っていき、「課長、A社の見積もりがよくわからないんですが」などと相談するのはタブー。

上司にも都合があるし、よくわからないといわれても、何がどうわからないのかを伝えなければ教えようがない。

上司の机の前までいったら、まずは「少々ご相談したいことがあるのですが、いまお時間はよろしいでしょうか」と聞くべきだ。

急ぎの相談をするときのマナー

前述したように、相談があって上司に都合を聞いたとしよう。

「何かね」と聞かれたら、「じつは……」と切り出せばいいし、「いまは立て込んでいるから、あとにしてくれないか」といわれたら、その場は遠慮する。

では、急ぎの相談の場合はどうするか。

そんなときは「できましたら今日中にお願いしたいのですが」などと、期限を伝えておく。

そうすれば「５時になったら時間が空くから、そのときでいいかね」と都合のいい時間を教えてくれるはずだ。

相談する前にするべきこと①

相談する内容は、あらかじめ簡潔にまとめておく。

「じつは、取引先の見積書をチェックしているのですが、A社の見積書で数字の合わないところがあるのです」などといえば、何が問題点なのかはっきりわかる。

最初に問題点を伝えておけば、上司もアドバイスしやすいし、相手の貴重な時間をムダにすることもない。

相談する前にするべきこと②

上司に相談する際は、“丸投げ”ではなく、できるだけ自分の意見も添えるようにしたい。

事情を知っているはずの当事者の意見は参考になることが多いから、事前に準備をしておこう。

「私は原因として、○○○や△△といったことが考えられると思うのですが、どう思われますか」などといえば、上司もあなたのことを頼もしく感じるはずだ。

報告するときのマナー

報告の基本は、もっとも重要なことや結論を最初に述べるということ。

交渉が成立したのか失敗したのか、仕事が順調に進んでいるのか、トラブルが起きているのかをまず話す。

その後、具体的な内容や経過の説明をする。

報告時に注意したいのは、自分の推測を交えて話さないということだ。

「作業が遅れていますが、明後日までにはなんとか間に合うと思います」といったのでは、根拠があった上での話なのか、ただの希望的観測なのかわからない。

根拠があるのなら、それを述べたうえで「明後日には間に合います」といえばいいし、単なる推測ならいわないほうがいい。

上司の判断を誤らせるもとである。

失敗の報告のときでも言い訳はしない

交渉が失敗に終わったときや作業が予定どおりに進んでいないときは、上司に報告する場合でも、つい、「自分は頑張ったのだが、他の事情でダメになった」などと言い訳をしたくなる。

しかし、これは見苦しいだけでなく、事実を歪めることにもなりかねない。

重要なのは、誰が悪いかということよりも、なぜ失敗したのかを正確に把握することである。

失敗の原因がわかれば、次に正しい手を打つことができ、同じ失敗を繰り返すこともない。

自分の犯したミスや失敗も包み隠さず報告し、次回のための参考資料とすることも仕事のうちである。

外出先では、用件が終わった時点で連絡を

会社員の仕事は、オフィスの中だけではない。

打ち合わせで他社を訪れるなど、オフィスの外での仕事は多い。

外出先での用件が終わったら、その時点で会社に連絡を入れる。

その際、「A社との打ち合わせが終わって、いま東京駅にいます」のように、自分はどういう目的で、どこを訪問し、いまどこにいるのかを伝えよう。

外出先からの電話ですべきこと

現状を報告し終わったら、次は急ぎの電話や用件が入っていないかを聞いてみる。

何かあったなら伝言内容をメモし、それから上司に電話を取り次いでもらい、経過を、報告する。

このとき、とくに急ぐ必要がない限り「山田さんからOKいただきました」「一部変更が出ましたが、おおむねOKです」などと簡単な内容にとどめる。

どの点で変更が出たのかといった具体的な内容は、帰社後に報告すればいい。

「そうか、わかった。じゃあ社に戻ってくれ」と上司にいわれたら、帰社する予定時間も伝えておく。

だいたいの時間がわかっていれば上司も次に指示する内容を考えやすいし、留守中に電話がかかってきたときにも対応がしやすい。

寄り道をするときは、その旨も報告する

帰社する途中で寄りたいところがある場合は「昼食を食べてから戻りたいので、会社に戻るのは2時ごろになりますが、よろしいでしょうか」「B社も近いので、ご挨拶してから戻りたいのですが」などと聞いてみる。

ここで急ぎの用があれば、「いや、1時からやってもらいたいことがあるから、早く戻ってきてくれ」などと指示されるかもしれない。

あるいは「それならついでに、C社にも寄ってきてくれないか」と、別の指示があるかもしれないからだ。