【訪問時のマナー】訪問前の絶対ルール

約束の5分前には到着する

取引先を訪問する際、時間厳守は当然である。

受付を通したりする時間も考慮し、約束の5分前には到着しておきたい。

はじめての訪問先であれば、交通手段や経路、所要時間などはあらかじめ調べておき、ゆとりをもって出かけること。

最近は簡単に路線検索のチェックができ、事前に交通渋滞や電車遅延などの情報も得られるので、上手に活用したい。

とはいえ、交通渋滞をはじめ、途中でどんな状況に出くわすかわからない。

所要時間ギリギリの移動は避け、余裕をもって会社を出よう。

約束の時間に遅れるときは

先方との約束の時間に遅れそう！あってはならないことだが、遅刻が不可避となった場合は、早めに先方に連絡することだ。

約束の時間をとうに過ぎてから「遅れそうです」と電話しても、何の意味もない。

“二重の遅刻”をしないために

取引先に「遅れそうです」と連絡をする際、20分くらい遅れそうであれば、余裕をもって30分ほど遅れると伝えておけば、“二重の遅刻”をしないですむ。

もちろん言い方は、恐縮しきった感じで。

「大変申し訳ありません。お約束の時間を30分ほど過ぎてしまいそうです。大変恐縮ですが、お待ちいただけますでしょうか」と丁寧に伝えるようにしよう。

受付に向かう前のルール

冬、コートやマフラーを着用しているときは、建物の入り口で脱ぎ、片手で持って受付に向かう。

雨の日なら、傘のしずくを払ってからたたんでおく。

また、少し早めに着くようにして、できれば洗面所で服装など身だしなみのチェックをする余裕をもちたい。

とくに夏場には、汗対策も必要。

受付でまずすべきこと

相手の会社を訪問するとき、商談は受付からはじまっている。

受付ではまず、自分はどこの会社の何という者で、どこの部署の誰に会いにきたかということを明確に伝える。

アポイントメントがあるなら「2時にお約束をいただいているのですが」と、その旨も伝える。

もちろん、受付の人に対する態度は、訪問先の人に対するのと同じようにする。

若い女性だからといって、横柄な口ぶりやなれなれしい態度は禁物。

受付の人間は訪問客の態度を観察していて、それを社の人間に伝える可能性もある。

“アポなし”で訪問したときは

“アポなし”での訪問は基本的にタブーだが、近くに寄ったついでに顔だけでも出しておきたいという場合もある。

そんなときは「お約束はいただいてないのですが、近くまで参りましたので、ご挨拶だもと思いまして」などと受付に伝えよう。

また、この場合、あまり強引にはいわず、あくまで「ご都合がよろしければ」という態度をとることが肝心である。