目次
アポなしの訪問はしない
取引先やお客さまを訪問するときは、あらかじめ先方の都合を確認して、訪問する日時の約束をしてから出かけること。
これは、ビジネスのマナーの基本である。
近くまで来ているのでちょっと挨拶したいという場合でも、電話をして先方の都合を確かめてからうかがう配慮が必要。
時間に追われて焦って仕事をしているときに、アポなしで訪ねて来られたら、誰でも迷惑する。
「いま、忙しいから」と無下に断ることもできない相手の場合には、なおさら辛い。
訪問の趣旨と所要時間を相手に伝える
アポイントメントを取るときに、ただ「お時間をいただきたいのですが」といっただけでは、相手も返事のしようがない。
場合によっては事前の下準備が必要なケースもあるし、また30分あればいい場合と、2時間必要な場合とでは、都合のいい日も変わってくるというものだ。
「○○の件で、1時間ほどお時間をいただきたいのですが、ご都合はいかがでしょうか」と
訪問の趣旨と所要時間をはっきり伝えたい。
日時を決めるときの注意
アポイントメントを取るときに「月曜日の“朝イチ”にうかがいたいのですが……」といった言い方をしていないだろうか。
こちらは頼む立場にあるのだから、自分の都合を優先して日取りを勝手に決めるのは、失礼もはなはだしい。
日時を決めるときは、基本的には相手の都合を優先させることだ。
相手が「いつでといいですよ」といったときにに限り、こちらから時間を指定してもいい。
さらに、先のような言い方の場合、「朝イチ」という言葉にも問題がある。
会社によっては8時が朝イチだったり、11時が朝イチだったりする。
これでは誤解のもとだ。
始業時間や退社時間前後のアポは避ける
相手にとって都合の悪そうな日や時間帯は、できるだけ避けるようにする気配りが欲しい。
たとえば月末は、たいていの会社では仕事が立て込んでおり、とても来客の相手をしている時間はない、という人も多いはずだ。
連休明けはもちろん、週明け月曜日も、休みの余韻が残っていて本調子ではないという人がいるだろうし、会議が予定されている場合もある。
始業時間や退社時間の前後も、できるだけ避ける。
会社によって就業時間が異なるので、迷惑にならない時間帯を確認してから、アポの時間を決めたほうがいいだろう。
また打ち合わせが昼食時間にかからないよう、午前中は11時以降の約束は入れないといった配慮も欲しいところだ。
自分の予定に余裕がないときは
アポイントをとる際、相手の都合を最優先させるのがマナーだといっても、仕事が重なって、スケジュールに余裕がないときもある。
そんなときは、「たとえば○月△日あたりではいかがでしょうか？」「○日と△日では、どちらがご都合がよろしいでしょうか？」など、こちらからさりげなく条件を告げて、その中から相手に選んでもらうようにするといい。
要は、自分の都合を押しつけたという印象を与えないこと。
相手の指定してきた日時がどうしても自分の都合と合わなければ、丁寧にお詫びして、別の都合のいい日がないかどうか尋ねるようにする。
日時が決まったら、確認のために復唱する
訪問の日時が決まったら、必ず確認のために復唱する。
お互いの予定をすり合わせているうちに、日時が混乱してしまう場合もあるからだ。
「では8日金曜日、午後2時におうかがいしますので、よろしくお願いします」などと確認しておけば、間違いの起こる心配がない。
さらに「1時」といったつもりが「７時」と聞き間違われていた、ということを防ぐためにも「13時ですね」などと確認するようにしたい。
面識のない人物に面会を申し込むときは
セールスでなくても、面会のない人に面会を申し込まなけらばならないことがある。
まずいけないのは、相手が電話を取るやいなや「A社の鈴木と申します、今度、ぜひお目にかかりたいのですが」などと切り出すこと。
相手としては、面識のない人物にわざわざ会わなければならない理由はない。
ここは素直に「はじめてお電話します」と切り出すのがエチケットだ。
相手も、初めての人物なら、はじめてなりに対応しようと考えてくれる。
ただし、自己紹介が大切とばかり、「はじめてお電話します」の前に「A社の鈴木と申します」とはいわないほうがいい。
「A社の鈴木です」などと切り出せば、相手は「鈴木さんって誰だろう？」と考え込むだろう。
その後、「はじめてお電話します」といわれても、なんだかダマされた気になってしまう。
これでは最初から悪印象を与えることになる。
こんなときは、自分の名前よりもまず、「はじめてお電話します」と告げたほうがスマートなのだ。
「自分は何者か」＋用件を要領よく伝える
前述のように、はじめての電話であることを告げたら、次は自分の名前や社名を告げ、どういう目的で電話をかけたのかを話す。
このとき、「5分ほどよろしいでしょうか」などと、相手の都合をたずねる気配りも忘れないことだ。
もちろん話す内容は、できるだけ要領よくまとめておく。
相手にはあなたの話を聞く義務はない。
話が要領を得ないと思われたら「いま忙しいので」と、すぐに切られてしまうのがオチだ。
慣れないうちは話す用件をメモし、電話の前に頭の中で簡単なリハーサルをしておくのもいい。
どうして電話番号を知ったのかを伝える
面識のない人物に電話をかけた場合、なぜ相手の電話番号を知っているのか、なぜ相手を選んだのか、その理由も伝えるのがエチケット。
突然、見知らぬ人から電話があれな「どこから自分の情報が漏れたのだろう」と警戒心を抱かれかねない。
「B社の佐藤様からご紹介にあずかりまして」とか「電話帳を見て、建設関係の会社にお電話差し上げております」などと説明する。
コメントを残す