目次
時間帯に配慮する
会社に電話をかけるときは終業時間内に、というのがマナー。
しかし、いくら就業時間とはいえ、昼休みは避けるのが常識である。
また、始業後・終業前から30分くらいは忙しい時間帯なので、緊急時以外は電話をかけないほうがいい。
個人宅にかける場合は、目安は午後９時まで。
ただ、家庭によって生活スタイルがそれぞれ違うため、都合のいい時間帯はさまざま。
小さい子供がいるなど、就寝時間が早いお宅などでは、一般的に許される時間帯でも迷惑になることもある。
やむをえず遅くなる場合には「夜分遅くに申し訳ありません」とひと言添えたい。
電話をかけたらまず自分から名乗る
相手が電話に出たら、まず自分から名乗るのが常識だ。
誰かもわからないのに、いきなり「○○さんですか？」や「○○さんお願いします」などといわれたら不快なもの。
まずは自分から名乗り、次に相手を確認するのが基本である。
ビジネスの電話なら「○○会社の××と申します」と会社名も伝えよう。
このときに「○○会社と申します」と社名だけいうのはNG。個人名も必ず伝える。
携帯電話でも同様で、着信時、名前が表示されることがわかっていても名乗るべきだ。
電話が長くなるときは最初に断りを
重要な用件やちょっと込み入った話をするようなときには、「話が長くなるのですが、いま、よろしいですか？」とあらかじめ確認するのがマナーだ。
ひと言の断りもなく長々と話されては、相手は迷惑である。
込み入った内容の場合、話が長くなることご多い。
そんな自分の都合を押しつけ、相手に不快感を与えては、まとまる話もまとまらなくなる。
相手の都合が悪いようなら、都合のいい日時を聞いて、あらためて電話をすればいい。
話す内容はメモしておく
電話をかけたものの、話が行ったり来たりでうまく説明できずにしどろもどろになったり、切ったあとに大事な用件をいい忘れたことに気がついてかけ直したり。
これでは、仕事ができないヤツと思われても仕方がない。
そんなことにならないように、電話をかける前には、内容をメモに書き出して整理しておくといい。
相手との会話の内容をしっかり書き留めておくことも忘れずに。
挨拶は手短に用件にすぐに入る
仕事の電話では、挨拶は手短にしてすぐに用件に入り、簡潔にすませるのが大人の常識。
時候の挨拶や世間話など前置きがやたら長くて、本題の話はほんの少しでは、相手にとって迷惑なもの。
忙しいときだったら、なおさらイライラさせてしまう。
込み入った内容や詳細なデータに関する用件の場合は、あらかじめ資料をファックスかメールで送っておくと話を進めやすい。
ビジネスシーンでの電話は「相手の時間を割いてもらっている」という感覚が必要。
おしゃべりするのが目的の友人同士の電話とは違うのだ。
相手が不在のときの大人の常識
電話をかけて、あいにく相手が不在だった場合は、こちらからかけた電話なのだから、かけ直すのが基本である。
その際、相手がいにいからといって「そうですか」とそのまま電話を切ってしまい、不在中に何度も電話をかけるようでは“デキる大人”からは、ほど遠い。
不在といっても、休暇なのか外出しているのか、それとも社内にいて席を外しているだけなのか、それによって戻ってくる時間が違う。
相手が不在だったときは「何時頃にお戻りでしょうか？」と戻る時間を確認し、「それでは、またそのころにあらためてご連絡させていただきます」と伝えるのが大人の常識というものである。
伝言を頼むときは、電話口の相手の名前を確認する
相手が不在のとき、電話に出た人が「こちらからかけ直しましょうか」「ご伝言承りましょうか」などと申し出てくれたら、遠慮せずにお願いしてかまわない。そんなときは「恐れ入りますが、お戻りになりましたらご連絡くださいますようお伝えください」などと頼み、自分の会社、名前、連絡先を伝える。
対応してくれた電話口の相手に「失礼ですが、お名前をうかがえますか」と、名前を確認し、再度自分の名前を告げると間違いがない。
電話はかけたほうから切る
電話は、かけたほうから切るのが基本である。
しかし、相手が目上の人や上司の場合は、自分からかけた電話でも、相手が切ったのを確認してから受話器を置くのが常識。
また、会話中に電話が切れてしまったときには、かけたほうからかけ直すようにする。
電話を切る際、「失礼いたします」「ごめんくださいませ」と終わりの挨拶をしても、すぐに受話器を置いてはいけない。
一呼吸置いてから静かに受話器を置くのがマナーである。
ガチャンと音を立てて乱暴に受話器を置くのは、相手に対して失礼千万だ。
大切な用件には携帯電話より固定電話
いつどこでもかけられ、急ぎの連絡にも対応できる便利な携帯電話だが、弱点もある。
それは、周囲の雑音が入ったり、電波状況が悪いと、聞こえにくかったり途中で切れてしまったりすること。
重要な用件で話している最中にこんなことになったら、お互いにイライラさせられることになる。
固定電話が使えない場合をのぞいて、携帯電話は大切な相手への電話には使わないようにしたい。
コメントを残す